Kriz Yönetimi ve PR

PR sektörü içinde kriz kavramı çok önemli bir yer kaplamaktadır. Büyük ya da küçük fark etmeksizin her krizin kendi içindeki dinamikleri ona yaklaşım tarzını belirleyerek gerekli önlemlerin alınmasını gerektirmektedir. PR ajanslarının vermiş olduğu iletişim danışmanlığı hizmeti de bu noktada büyük bir önem arz etmekte ve krizle baş etmekte olan kurum, kuruluş ve kişilere sürecin her anında yol arkadaşı olmaktadır. Krize karşı önlem almak ve onunla başa çıkabilmek için hiç kuşku yok ki kriz kavramının anlamına bakmak gerekir. Kriz; işletmenin mevcut konumunu ve geleceğini etkileyen, hiç beklenmeyen bir anda ortaya çıkan ve genelde önlem alınmakta geç kalınan olumsuz bir durum olarak tanımlanabilir.

Sosyal medyanın son derece etkin olduğu günümüz dünyasında kurumlar açısından kriz kavramı hiç olmadığı kadar önemlidir. Sosyal medyanın gücü ve geniş etki alanı sayesinde sorun dahi görülmeyecek küçücük bir olumsuzluğun büyüyerek kısa sürede kuruma zarar veren çok büyük bir krize dönüşmesi de krize yaklaşım açısından önem arz etmektedir. Korkutucu görünen bu duruma karşın doğru hamlelerle kısa sürede uygulanacak doğru bir iletişim stratejisi ile kriz yönetimi rahatlıkla savuşturulabilir. Bunun için kriz öncesinde, kriz anında ve kriz sonrası aşamada alınması gereken önlemler bir kurum için hayat kurtarıcı nitelikte olmaktadır.

Kriz yönetiminde ele alınması gereken en önemli başlıkları şu şekilde sıralayabiliriz:

1- Olası Tehditleri Belirlemek ve Önlem Planı Hazırlamak

Kriz yönetimi için atılacak ilk adım olası tehditleri belirleyip onlara yönelik bir önlem planı hazırlamaktır. Kurumun hizmet verdiği sektöre dair geniş bilgisinin olması ve sektöre dair olumsuz yönleri önceden tespit edebilmesi kriz yönetimi için son derece kritiktir. Bunun için de kurum içerisinde oluşturulabilecek bir grubun bu yönde yapmış olduğu çalışmalar ve raporlar önlem planı hazırlamaya yardımcı olur.

2- Sözcüleri Belirlemek

Kriz yönetimi sırasında kurum ağzından açıklama yapan ve krize dair en temel bilgileri kamuoyu ile paylaşacak sözcülerin de kriz öncesinde belirlenmesi ve olası açıklamalarının genel hatlarıyla hazırlanması süreci idare etme ve başarıya ulaştırma bakımından büyük önem arz etmektedir.

3- Bir Açıklama Hazırlamak

Krizin yaşandığı anlarda konu ile ilgili makul bir açıklama hazırlamak çok önemlidir ve kısa sürede yazılması gerekir. Kriz öncesi süreçte alınacak önlemlerden biri de yapılacak yazılı veya sözlü açıklamalara dair bir şablon oluşturup krizin yaşandığı anlarda en kısa sürede bir açıklama yaparak ilk zorluğu atlatmak her kurum ve kuruluş için en önemli süreçlerden biridir.

 

4- Tüm İletişim Mekanizmalarını Kontrol Etmek

Krizin patlak verdiği anlarda sosyal medyanın kontrolü son derece önem arz etmektedir. Özellikle günümüzde birçok şeyin sosyal medya aracılığı ile tek bir tıkla milyonlarca kişiye erişilebilmesi krizi yönetme sürecinde kurum ve kuruluşlara zorluk yaşatsa da sosyal medyada her an tetikte olma ve krize yol açabilecek sorunları önceden tespit etme krizi en iyi şekilde çözmede yardımcı olmaktadır.

5- Krize Dair Yapılan Açıklamada Doğruları Söylemek

Kriz yönetiminde belki de en önemli faktörlerden biri hiç kuşku yok ki krizle ilgili en doğru bilgileri kamuoyu ile paylaşmaktır. Krize yönelik yapılan her türlü açıklamada sade, anlaşılır ve doğruları söyleyen bilgilerin olması kamuoyunun en doğru bilgileri öğrenmesi açısından son derece önemlidir.

6- Hızlı ve Kontrollü Hareket Etmek

Kriz yönetiminde hızlı ve kontrollü hareket etmek de krizi çözmek adına önemli bir adımdır. Büyük bir krizde dakikaların dahi önemli olduğu düşünülürse hızlı olmak ve atılan her adımda kontrollü hareket etmek krizle başa çıkmada en etkili yöntemdir.

7- Bölmek ve Yönetmek

Kriz iletişiminde kurum ve kuruluşları başarıya ulaştıran bir başka nokta ise krizi parçalara bölüp yönetmektir. Kriz öncesi kurumda oluşturulan grubun kendi içinde birimlere ayrılarak krizin farklı aşamalarını koordineli bir şekilde yönetmesi kurumu başarıya ulaştıran ve krizin üstesinden gelinmesini sağlayan bir önlemdir.

8- Kurum İçindeki Çalışanları Kriz Hakkında Bilgilendirmek

Bir kurumun dışarısı ile bağlantısını oluşturan en önemli faktör çalışanlardır. Dolayısıyla krizin başladığı andan itibaren kurum içindeki tüm çalışanların kriz hakkında bilgilendirilmesi çok önemlidir çünkü krizle ilgili dışarıya sızabilecek tüm bilgilerin en büyük kaynağı kurum içindeki çalışanlardır. Dolayısıyla çalışanların doğru bilgilendirilmesi, dışarıya sızabilecek bilginin de kurum yararına doğru bilgiler içermesini ve kamuoyunun doğru bilgi sahibi olmasına yardımcı olur.

9- Dışarıdan Yardım Almak

Kurumlar karşı karşıya kaldıkları krizi her ne kadar kendi içlerinden çözmek isteseler de bazen bu konuda alınabilecek profesyonel bir yardım süreci hasarsız atlatmak açısından büyük kolaylık sağlamaktadır. Bu noktada da PR ajanslarının vermiş olduğu iletişim danışmanlığı ve kriz yönetimi hizmeti süreci yönetmede kilit rol oynar. PR ajansları hiç kuşku yok ki bu konuda hizmet verdikleri müşterilerinin çeşitliliğinden dolayı yıllar içinde birçok farklı krizle baş başa kaldıkları ve bunları çözerek deneyim sahibi oldukları için verecekleri hizmet de oldukça profesyonel olacaktır.

 

10- Kriz Sonrasında Değerlendirme Raporu Oluşturmak

Tüm kriz yönetimi sürecinin ardından kurumlar açısından süreç tam anlamıyla bitmiş sayılmaz ve uygulayacakları bir adım daha vardır. Kriz sonrasında tüm süreçte yaşananları artı ve eksi yönleriyle ele alındığı değerlendirme raporu krizin bir kez daha tekrarlanmasını önlemede hayati rol oynar. Bunun yanı sıra kamuoyunda kriz sonrası kuruma karşı algıyı ölçmek amacıyla yapılabilecek bir araştırma da kurumun krizle başa çıkmada ne derece etkili olduğunu ölçmede oldukça yardımcı olacaktır.

 

SONUÇ OLARAK; Kriz yönetimi, alınan tüm önlemler, kriz anında yapılan tüm faaliyetler ve kriz sonrasındaki değerlendirmeler ile geniş kapsamlı bir süreçtir. Bu süreçte kurumlara düşen görev ise krizin her anında paniğe kapılmadan ve kontrollü adımlar atarak süreci her yönüyle başarıyla atlatmaktır.

                                                                                                       ZB Medya İletişim