Bir etkinliğin en önemli bölümü hedef belirlemek ve bu hedefe doğru stratejik etkinlik yönetim planını oluşturmak. Etkinlik yönetiminde önceliğimiz, etkinliğin amaçlarını belirleyerek ve buna bağlı olarak doğru hedef kitle ile buluşmanızı sağlayarak yaratıcı deneyimlerin oluşturulmasında organizasyon firmaları ve kurumlarla iş birliği içerisinde çalışmak.
Etkinlik planlama ve etkinlik için konsept oluşturma süreçlerinin öncesi, sonrası, süreçlerin stratejik esaslara dayalı olarak belirlenen hedefler doğrultusunda planlı biçimde yürütülmesini sağlıyoruz. Bu hususta size etkinlik medya iletişimi ve etkinlik dijital medya iletişiminde destek veriyoruz.
Bu doğrultuda size aşağıdaki hizmetleri sağlıyoruz:
Etkinlik planlama
Etkinlik konsept oluşturma
Etkinlik medya iletişimi
Etkinlik dijital medya iletişimi
Etkinlik yöntemi, etkinlik öncesi, esnası ve sonrasındaki tüm süreçleri, marka ya da firmanın belirlediği planlar doğrultusunda yürütme ve sonuçlandırmaya deniyor. Bir etkinlik yönetiminde stratejik etkinlik danışmanlığı, hedef kitle analizleri, etkinlikleri tasarlama, planlama ve projelendirme, bütçelendirme, etkinliğin metin ve akış planı yazımının da içinde bulunduğu eylemler, etkinlik yönetimi kapsamına giriyor. Sosyal sorumluluk etkinlikleri, Roadshow organizasyonları, seminer, konferans, forum, lansman, yarışma, açılış, ödül töreni, festival ve kutlama organizasyonlarının programlanmasında etkinlik yönetimi büyük rol oynuyor.
Etkinlik yönetimi ile ilgili örnek vermek gerekirse bir film festivalinin etkinlik yönetimi ortalama altı veya dokuz ay öncesinden başlıyor. Tüm sürecin sağlıklı şekilde ilerlemesi adına yapılması gereken ilk iş festival tarihleri belirlendikten sonra yol haritasının çizilerek etkinlik iletişimi planının oluşturulması. Bu iletişim planı genel olarak festival hakkında bilgilendirici bültenleri, festival direktörleriyle yapılacak röportajların ve televizyon haberlerinin yol haritasını ve yapılacak basın toplantısının detaylarını içeriyor. Festival başlama süresine dek sürecin başında ise oluşturulan medya planında yer alan basın bültenleri servis ediliyor.
PR ajansları ya da halkla ilişkiler ajansları, festival ve etkinlik yönetimi için müşterinin talebi doğrultusunda istenilen PR çalışmasını yapıyor. Festival tarihine yakın bir süre kala etkinlik PR çalışmalarına daha da hız veriliyor. Bu süreçte çeşitli mecralara verilen röportajlar büyük önem arz ediyor. Bunun yanı sıra festivale dair tüm ayrıntıların açıklandığı basın toplantısı için de basın davetli listesi hazırlanır ve o günkü organizasyon için planlama yapılıyor. Basın toplantısına gelenlere önceden hazırlanan basın kitlerinin dağıtılması, basın toplantısının ardından festival direktörü veya yetkilileriyle organize edilen röportajlar ise iletişim çalışmalarının en büyük dinamiği.
Festivalin gerçekleştiği günlerde film ekiplerinin katılım gösterdiği gösterimler yapılıyor. Bu gösterimlerin ardından ise ekiple söyleşiler gerçekleştiriliyor. Günlük bültenlere eklenen bu söyleşilerin yanı sıra, festival kapsamında yapılan masterclass, etkinlik, panel, söyleşi ve atölyeler de festivalin günlük bültenlerinde kendine yer buluyor.
Festivalin başladığı ilk günden ödül töreni akşamına dek süren PR süreci yoğun bir tempoda gerçekleşiyor. Festivalin her gününün sonunda yazılan “Festivalde bugün ne oldu?” bültenleri ile o günün özeti basına servis ediliyor ve bir gün sonraki program tüm medya ile paylaşılıyor. Festival süresince jüriler ve film ekipleriyle gerçekleştirilen röportajlar da PR sürecinin en büyük operasyonlarından.
Festivalin ödül töreni akşamında ise hazırlanan basın davetli listesindeki isimler törene davet ediliyor ve LCV’lere dönüşlerine göre törene katılacak tahmini konuk sayısı belirleniyor. Ödül töreni öncesinde festival direktörü ve jüri üyeleri festivale katılan basın mensuplarına röportajlar veriyor. Gelen tüm konukların ise belirlenen bir alanda basın tarafından fotoğrafları çekiliyor ve gece sonunda servis edilecek bülten için malzeme toplanıyor. Festivalin ödül töreni başladığında ise tüm konuşmalar ses kaydına alınıyor ve ödül töreninin sonunda ise basın bültenine ekleniyor.
Festival tamamlandıktan sonra ise altı ila dokuz aylık süre içinde yapılan PR faaliyetlerini içeren bir medya raporu hazırlanıyor ve festival yönetimine teslim edilerek süreç tamamlanıyor.
Bir etkinlik veya film festivalinde basının dikkatini çekmek çok önemli. Örneğin, açılış töreni öncesi hazırlanan davetli listesi ve TV kanallarıyla iletişime geçilmesi törenin basında yer alması bakımından büyük önem taşıyor. Açılış töreninde festival yetkililerinin basına verdiği röportajlar, verilen ödüller ve gelen konuklar, festivalin PR’ı için çok önemlidir.
Etkinlik iletişiminde özellikle hitap edilen kitle ile iyi iletişim kurulmalı. Bu sebeple iletişim kanalının her zaman net ve açık olması gerekir. İletişim kurmaya çalıştığımız gruplar belirlenmelidir. Hedef kitle çok iyi belirlenip taranmalıdır. Hedef kitle ne kadar anlaşılır olursa verilmek istenen mesaj da o kadar kolay verilir. Dikkat edilmesi gereken hususlar arasında aşağıdaki maddeleri sıralayabiliriz:
- Hedef kitle mesajı doğru alabilmeli.
- Hedef kitle ortak özelliklere sahip olmalı.
- Hedef kitleye ulaşmaya çalışırken karşılaşılabilecek zorluklar en aza indirilmeli.
- Hedef kitleye ulaştırılmak istenen mesaj hızlı ve net bir şekilde ulaştırılmalı.
- Hazırlanan plan için bütçe çıkarılmalı. Müşteri ile birlikte bütçe planlaması yapılmalı.
- Müşteriyle birlikte bir değerlendirme süreci gerçekleştirilmeli.
- “Hedeflere ne kadar ulaşabildik?” sorusuna cevap verilmeli.
- Değerlendirme sürecini ölçümlemek için kamuoyu araştırması yapılabilir, anketler düzenlenebilir.